Дрогобиччина - земля Івана Франка

Положення_архів

УКРАЇНА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

ГОЛОВИ ДРОГОБИЦЬКОЇ РАЙОННОЇ РАДИ

від   “10”         лютого        2014р.    №        15


       Про затвердження Положення про архівний підрозділ виконавчого апарату   

       Дрогобицької районної ради

 

   

   Відповідно до статті 31 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні  установи», Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від  08 серпня 2007 року № 1004, Типового положення про архівний підрозділ  державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 10.02.2012 за № 202/20515:

        1. Затвердити Положення про архівний підрозділ виконавчого апарату Дрогобицької районної ради згідно з додатком.

         2. Відповідальним за виконання покладених на архівний підрозділ завдань    і функцій призначити начальника загального відділу виконавчого апарату районної ради Чмирід М.О..

         3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами районної ради Гука М.М..

                 

                                                                                                                                                     Михайло  Сікора                                               

           

                                                                               ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                    Розпорядженням голови Дрогобицької

                                                                    районної ради

                                                                    від “10” лютого  2014 року №  15                                                                          

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ виконавчого апарату

                                    Дрогобицької районної ради                                       

      1. Згідно із Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”  Дрогобицька районна рада (далі – районна рада) створює архівний підрозділ  для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час її діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

     2. Функції щодо ведення архівного підрозділу  покладаються на загальний відділ виконавчого апарату районної ради.

     3. У своїй діяльності архівний підрозділ  керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженнями голови районної ради та цим Положенням.

     Положення про архівний підрозділ, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з експертною комісією архівного відділу райдержадміністрації, після чого затверджується розпорядженням голови районної ради.

     4. Архівний підрозділ  працює відповідно до річного плану, який затверджує  голова районної ради і звітує перед ним про проведену роботу.

     5. Коло службових обов'язків особи, відповідальної за архівний підрозділ,  визначається посадовою інструкцією, яку затверджує голова районної ради.

     6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

- приймання від структурних підрозділів виконавчого апарату районної ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

- контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах виконавчого апарату районної ради;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ районної ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила);

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії  виконавчого апарату районної ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ      з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

- підготовка, передавання та транспортування документів Національного архівного фонду до архівного відділу райдержадміністрації;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників виконавчого апарату районної ради, які відповідають за роботу з документами.

     7. Для виконання покладених на архівний підрозділ  завдань йому надається право:

- вимагати від структурних підрозділів виконавчого апарату районної ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати структурним підрозділам  рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

- запитувати від структурних підрозділів  відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівництво районної ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться      в районній раді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

    8. Відповідальний за виконання покладених на архівний підрозділ  завдань і функцій  призначається  розпорядженням голови районної ради.

    9. До складу документів архівного підрозділу входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами районної ради, та документи з особового складу;

- аудіовізуальні та електронні документи, створені районною радою або одержані нею на законних підставах;                                                                  

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу  районної ради;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

    Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі  окремо.

    10.Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів виконавчого апарату районної ради до архівного підрозділу, через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

     Аудіовізуальні документи передаються до архівного підрозділу одразу після завершення їх виробництва.

     11. Граничний строк тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі – 5 років.

               Заступник голови районної ради                                                      Роман Урбан

Голова Дрогобицької районної ради

СІКОРА МИХАЙЛО МИКОЛАЙОВИЧ

Заступник голови Дрогобицької районної ради

СТЕЦІВКА ВОЛОДИМИР ІВАНОВИЧ

Погода в Дрогобичі