Дрогобиччина - земля Івана Франка

Інструкція з діловодства

 


РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

ГОЛОВИ ДРОГОБИЦЬКОЇ РАЙОННОЇ РАДИ

 

                        від    “30”                 грудня           2008р.   №       93

                                                       

                                                                          

          Про затвердження інструкції з діловодства у Дрогобицькій районній раді.

       

         Відповідно до п.7 ст. 55 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, вимог до оформлювання документів ДСТ 4163-2003 та з метою забезпечення ефективного документообігу у Дрогобицькій районній раді:

 

1. Затвердити інструкцію з діловодства у Дрогобицькій районній раді (далі-Інструкція), що додається.

2. Заступникам голови районної ради, керуючому справами районної ради забезпечити  неухильне дотримання вимог Інструкції.

3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами районної ради М.Гука.

 

 

                    Голова районної ради                                                         Л.Литвин

 

 

                                                                                                                 ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                      Розпорядженням голови

 Дрогобицької районної ради

                                                                                               від 30.12.2008 р.  № 93

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з діловодства у  Дрогобицькій районній раді

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 

 1.1. Інструкція з діловодства у Дрогобицькій районній раді (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності і регламентує весь документообіг від моменту створення документів чи надходження до відправлення або передачі до архіву на збереження.

 1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію.

 1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в районній раді розроблені відповідно до положень Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

 1.4. Відповідальність за організацію діловодства в районній раді несе керуючий справами районної ради (далі - керуючий справами). Ведення діловодства, відповідно до вимог державних стандартів та цієї інструкції, покладається на загальний відділ районної ради (канцелярію).

 1.5. Загальне керівництво роботою канцелярії здійснюється начальником загального відділу районної ради, який у межах наданих йому повноважень, зобов'язаний:

 -  здійснювати контроль за дотриманням строків, установлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем'єр-міністра України;

 -  вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

 - забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства у виконавчому апараті районної ради;

 - забезпечувати організацію навчання працівників виконавчого апарату районної ради ради для підвищення кваліфікації;

 -  здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в апараті районної ради вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.

1.6. Діловодство у Дрогобицькій районній раді здійснюється за допомогою реєстрації вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, кореспонденції постійних комісій ради, формування статистичних звітів, оперативний пошук документів та контроль за термінами їх виконання.

1.7. Діловодство депутатів районної ради, контроль за своєчасним надходженням відповідей на депутатські звернення здійснюється посадовими особами виконавчого апарату районної ради.

1.8. У випадку звільнення працівника чи його відпустки, відрядження або тривалої відсутності з інших причин, усі неоформлені службові документи за вказівкою керуючого справами передаються особі, що виконує його обов’язки.

1.9. Районна рада здійснює діловодство, веде документацію і листування державною мовою.

 

  2. ДОКУМЕНТУВАННЯ  УПРАВЛІНСЬКОЇ  ДІЯЛЬНОСТІ  В  РАЙОННІЙ  РАДІ

 

 2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

 Підставою для створення документів в районній раді є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

 2.2. В районній раді визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

 2.3. Управлінська діяльність районної ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається актами законодавства.

 З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні з районною радою розпорядчі документи.

 2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в районній раді є:

 - Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення районної ради;

 - провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання районною радою покладених на неї завдань і функцій;

 - потреба у правовому регулюванні діяльності.

 2.5. Розпорядчі документи, що надходять до районної ради, за потреби, доводяться до сільських, селищних рад, установ та організацій. Районна рада має право розсилати ксерокопії документів разом із супровідним листом.

 2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

 2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів, зроблених у ході засідань. Протоколи підписує головуючий на засіданні та секретар, що веде протокол.

 Хід засідання також може фіксуватися шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні. Рішення про ведення запису приймається головуючим або простою більшістю учасників засідання. Запис зберігається в загальному відділі районної ради.

 2.8. Рішення районної ради, висновки постійних комісій доводяться до виконавців зацікавлених установ та організацій шляхом надсилання їм рішень, висновків та пропозицій.

 2.9. Районна рада під час здійснення оперативних зв'язків з органами місцевого самоврядування, установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.

 Як правило, листи складаються у випадку, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисті або телефоном), провести інструктування тощо.

 2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном, телеграфом, телефаксом або електронною поштою.

 

 

3. ПРИЙМАННЯ,  РОЗГЛЯД  І  РЕЄСТРАЦІЯ  ДОКУМЕНТІВ

 

  3.1. Приймання документів

 

 3.1.1. Усі документи, що надходять до районної ради, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

 3.1.2. У канцелярії розкриваються всі конверти.

 У випадку пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

 Конверти зберігаються і додаються до документів тоді, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

 3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправникові або пересилаються адресатові.

 

  3.2. Попередній розгляд документів

 

 3.2.1. Усі документи, що надійшли до районної ради, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

 Працівник канцелярії передає зареєстровані вхідні документи на попередній розгляд голові районної ради та його заступникам.

 3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом районної ради або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

 3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день за умови надходження їх у неробочий час. Телеграми та телефонограми розглядаються негайно.

 3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про постійні комісії районної ради, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами документообігу тощо.

 3.2.5. Голові районної ради відразу після реєстрації передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності районної ради                  і потребують вирішення головою районної ради.

 Інші документи скеровуються до виконавців.

 

  3.3. Реєстрація документів

 

 3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

 Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

 3.3.2. Реєстрація вхідних документів проводиться централізовано.

 Місцем реєстрації документів є канцелярія. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено в (додатку 1).

 3.3.3. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в районній раді, так і ті, що надходять від інших установ та організацій і громадян.

 Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

 3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в районній раді лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. 

 3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються рішення сесій районної ради, рішення президії районної ради, розпорядження голови районної ради, доручення голови районної ради, доручення керуючого справами, вихідна кореспонденція постійних комісій районної ради; бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

 Рішення районної ради та рішення президії районної ради реєструються  в загальному відділі районної ради. Кожному рішенню присвоюється порядковий номер, який проставляється друкарським способом на оригіналі документа.

 Доручення голови районної ради та керуючого справами реєструється в загальному відділі районної ради.

 3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

 

4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

 

    4.1. Складання документів

 

 4.1.1. Для складання службових документів в районній раді повинен використовуватися папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5(148х210 мм).

 Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

  4.1.2. У виконавчому апараті районної ради друкуються тільки службові документи. Рукописи, що здаються до друку, повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем і керівником структурного підрозділу.

 Рукописи, написані нечітко, кольоровими чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються.

 На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі.

4.1.3. Як правило, всі службові документи повинні оформлятися на бланках районної ради. Не оформляються на бланках службові та доповідні записки, заяви працівників районної ради, а також листування у виконавчому апараті районної ради. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

 - встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 2 і 3);

 - бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

 - бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;

 - бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 20 міліметрів;

верхнє - не менш як 10 міліметрів;

праве і нижнє - не менш як 8 міліметрів.

 Документи, створювані від імені кількох або більше установ та організацій, оформляються не на бланках.

 4.1.4. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, розпоряджень, доручень, планів, звітів та узагальнюючих документів.

 4.1.5. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

 Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

 4.1.6. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

 Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

 Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

 В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: розпорядження - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

 Форма анкети доцільна за умови викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

 Форма таблиці необхідна за умови викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

 4.1.7. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається на керівників структурних підрозділів районної ради.

 Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці посадові особи.

 

 4.2.  Вимоги до документів, що виготовляються з використанням       

         комп’ютерної техніки

 

 4.2.1. В районній раді встановлюються такі вимоги до оформлення документів, які виготовляються з використанням комп'ютерної техніки:

- верхнє поле – 1,5 см;

- нижнє поле - 1,5 см;

- ліве поле - 2,5 см;

- праве поле - 1,5 см;

- інтервал друку - 1,0-1,5 міжрядкових інтервали;

- шрифт - Times New Roman, Arial, Courier New (допускається використання не більше двох варіантів в одному документі);

- розмір шрифта - 13-14 пт (за необхідності допускається використання розмірів від 10 пт до 16 пт, але не більше трьох різних розмірів в одному документі);

- абзацний відступ - 1,25 см;

- крок табулятора - 1,25 см;

- під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятись посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4.2.2. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 - 3 міжрядковими інтервалами.

 4.2.3. Назву виду документа друкують великими літерами.

 4.2.4. Розшифровку підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами та прізвищем.

 4.2.5. Реквізити "Текст" (без абзаців), "Помітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Помітка про виконання документа і скерування його до справи", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ" друкуються без відступів.

 4.2.6. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються без відступу, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

 

 4.3. Оформлення документів

 

 4.3.1. Службовий документ, що складається в районній раді, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додаток 4):найменування установи - автора документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст.

 Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

 4.3.2. Назва виду документа (розпорядження, рішення, доручення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції районної ради, змісту управлінської діяльності.

 4.3.3. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад його змісту. Він має бути максимально коротким і ємким, точно передавати зміст усього тексту.

 Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання "про що?", "чого?". Наприклад: розпорядження (про що?) про створення робочої групи; протокол (чого?) засідання експертної комісії.

 Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

 Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

 

 4.4. Датування документів

 

 4.4.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження.

 4.4.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. 

 Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2008 року слід писати: 03.04.08 р. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1997 року.

 4.4.3. Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.

 4.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

 4.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

 

 4.5. Індексація документів

 

 4.5.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на вид документа (вхідний, вихідний, внутрішній), порядковий номер у групі документів.

 4.5.2. Індекси вхідних і створюваних (вихідних) документів мають таку структуру:

- вхідні документи - ХХХ, де дані цифри вказують порядковий реєстраційний номер, наприклад,   № 345;

- вихідні документи - ХХХ, де дані цифри вказують порядковий реєстраційний номер, наприклад, № 274;

- внутрішні документи:

від депутатів - Д-вн-ХХХ;

від фракцій - Ф-ХХХ;

від комісій - К-вн-ХХХ;

де останні цифри після дефіса вказують порядковий реєстраційний номер, наприклад № Двн-125.

 

      4.6. Погодження документів

 

 4.6.1. За потреби оцінки доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватися як в районній раді (з посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа), - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє (за визначенням керуючого справами).

 4.6.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза містить: особистий підпис, ім’я та прізвище особи, яка візує документ, дату візування. За потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник загального відділу ___ (Підпис) (Ім’я, прізвище)

Дата

 

 Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.

 Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в районній раді.

 4.6.3. Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна помітка за такою формою:

Начальник загального відділу ___ (Підпис) (Ім’я, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ.

 4.6.4. Проекти нормативно-правових актів районної ради (рішення, розпорядження) перевіряє радник з питань юридичного забезпечення районної ради на відповідність їх законодавству і візує керуючий справами районної ради, посадова особа виконавчого апарату районної ради, до компетенції якої належить дане питання на першому примірнику на зворотньому боці першого аркуша проекту акта.

 4.6.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на зворотньому боці першого аркуша першого примірника проекту документа і містить у собі слово Погоджено, найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, ім’я, прізвище та дату погодження, наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Голова Дрогобицької районної державної адміністрації

(Підпис) (Ім’я, прізвище)

Дата

 

 4.6.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання постійної комісії (назва комісії)

Дата, №

 

 4.6.7. Коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться помітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

 

Аркуш погодження додається.

 

 Аркуш погодження оформляється за такою формою:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

 

Найменування посади                                            Найменування посади

(Підпис) (Ім’я, прізвище)                                         (Підпис) (Ім’я, прізвище)

Дата                                                                        Дата

 

 4.7. Засвідчення документів

 

 4.7.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

 4.7.2. Документи підписують посадові особи районної ради відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. Документи, котрі надсилають у вищі органи влади, підписує тільки голова районної ради.

 4.7.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку),особистого підпису, імені та прізвища. Наприклад:

 

Голова Дрогобицької районної ради        (Підпис)              (Ім’я, прізвище)

 

Керуючий справами районної ради            (Підпис)             (Ім’я, прізвище)

 

 4.7.4. За умови одночасного надсилання документа кільком установам вищого рівня, голова районної ради підписує всі примірники.

 4.7.5. За умови одночасного надсилання документа кільком організаціям, підписують тільки оригінал, який залишається у справі, а на місця розсилають засвідчені канцелярією примірники.

 4.7.6. Документи, як правило, підписує одна особа, а коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо),  - дві або більше осіб. При цьому їх підписи слід розміщувати один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

 

Голова районної ради          (Підпис)          (Ім’я, прізвище)

Головний бухгалтер           (Підпис)          (Ім’я, прізвище)

 

 4.7.7. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, їх підписи слід розміщувати на одному рівні, наприклад:

 

Голова райдержадміністрації                                Голова  районної  ради

(Підпис)          (Ім’я, прізвище)                                (Підпис)      (Ім’я, прізвище)

 

 4.7.8. Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар, наприклад:

 

Голова комісії            (Підпис)          (Ім’я, прізвище)

Секретар комісії      (Підпис)          (Ім’я, прізвище)

 

 4.7.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.").

 Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

 4.7.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 5).

 4.7.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися рішенням районної ради або розпорядженням голови районної ради.

 4.7.12. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади, підпис, ініціал і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:

 

 ЗАТВЕРДЖУЮ

 Голова районної ради

 (Підпис) (Ініціал, прізвище)

 Дата

 

 4.7.13. Якщо документ затверджено розпорядчим актом (рішенням, постановою, розпорядженням, протоколом), то гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа в називному відмінку за такою формою:

 

 ЗАТВЕРДЖЕНО

 Розпорядження голови районної ради

 20.04.97 № 115

 

 4.7.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

 4.7.15. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи слід завіряти гербовою печаткою.

 Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.

 Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається керівництвом районної ради на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 6).

 Печатку, яка відтворює найменування районної ради або її структурного підрозділу (негербова), потрібно ставити на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

 Печатку слід проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

 

 4.8. Адресування документів

 

4.8.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У випадку адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному відмінку, наприклад:

 

 Верховна Рада України

 Міністерство юстиції України

 Головне управління економіки

 

 Якщо документ надсилають посадовій особі, найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному, наприклад:

 

 Міністерство промислової

 політики України

 

 Управління справами

 Головному спеціалістові

 (Прізвище, ініціали)

 

 У випадку адресування документа керівникові установи або його заступнику, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

 

 Голові Державного комітету

 архівів України

 (Прізвище, ініціали)

 

За потреби в реквізиті "Адресат" можна зазначати почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

 

 Генеральним директорам

 виробничих об'єднань,

 директорам підприємств

 і керівникам організацій

 

 Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам, складається список на розсилання і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

 4.8.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад;

 

 Редакція журналу

 "Архіви України"

 вул. Солом'янська, 24,

м.Київ-110, 01110

 

 Коли документ надсилається громадянинові, спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

 

(Прізвище, ініціали)

Київське шосе, 67, кв. 4,

м.Миколаїв-25, 54025

 

 4.8.3. У документах, які надсилаються органам законодавчої та виконавчої влади чи постійним кореспондентам, поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

 

 4.9. Резолюція

 

 4.9.1. Резолюція - це напис на документі, зроблений керівником, що містить вказівки щодо виконання документа.

 4.9.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.

 4.9.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.

 4.9.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.

 Резолюцію належить проставляти безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа й уточнюються виконавці.

 

 4.10. Помітки про проходження та виконання документів

 

 4.10.1. Під час проходження документа в установі обов'язково робляться такі помітки:

 - про надходження (реєстрацію) документа - на нижньому правому полі першого аркуша документа ставиться штамп (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);

 - про взяття документа на контроль - на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";

 - про виконання документа і направлення його до справи - на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова "До справи" і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата скерування документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:

 

 До справи N 06/24

 Питання вирішено позитивно

 у телефонній розмові 05.03.97

 (Посада, ініціали, прізвище)

 

 помітка "До справи" свідчить про те, що робота над документом закінчена;

 - про перенесення даних на електронний носій - у центрі нижнього поля першого аркуша документа слова "Перенесено на електронний носій", дата перенесення, повне ім’я файла і його місце зберігання, підпис особи, відповідальної за перенесення даних, та інші пошукові дані.

 4.10.2. Кожний документ повинен мати помітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

 

 - Петренко 297-12-64

 - Петренко Микола Іванович 297-12-64

 

 4.11. Оформлення копій документів

 

 4.11.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва районної ради. Районна рада може засвідчувати копії лише тих документів, які створюються в ній.

 Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників можна виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

 4.11.2. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

 Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

 Напис про засвідчення документа складається зі слів "З оригіналом згідно ", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її імені та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

 

 

 Зоригіналом згідно

 Начальник загального відділу                  (Підпис)         (Ім’я, прізвище)

 Дата

 

 4.11.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:

 

 

 

 

 

 Дата, індекс

 _________________________________________________________

 _____________________________________________________________

 Начальник відділу               (Підпис)          (Ім’я, прізвище)

 

 З оригіналом згідно

 Начальник загального відділу                 (Підпис)          (Ім’я, прізвище)

 Дата

 

 

 4.12. Оформлення додатків до документів

 

 4.12.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

 4.12.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:

 - додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

 - додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

 - додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

 Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

 У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

 

 "Розробити і подати на затвердження графік засідання постійних комісій за формою, зазначеною в додатку 1".

 

 Додатки до розпорядчого документа повинні мати помітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Помітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

 Додаток

 до розпорядження

 голови районної ради

 20.04.97 N 15

 

 За наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

 Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керуючим справами або керівниками структурних підрозділів районної ради, які готували додаток, на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

 Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються в такому порядку:

 - якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то помітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

 

 - якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки:

1.  Довідка про виконання рішень районної ради за II квартал 2007 р. на 5 арк.              

     в 1 прим.

 

 2.  Графік засідань постійних комісій IІI квартал 2007 р.  на 2 арк. в 1 прим.;

 

 - якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то помітка про наявність додатка оформляється так:

 

Додаток:

Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.99 N 4 і додаток до нього, всього   

на 21 арк. у 2 прим.;

 

 - якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

 - при великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

 

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;

 

 - якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, помітку про наявність документа оформляють за формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу.

 

 4.13. Тиражування документів

 

 4.13.1. Порядок тиражування документів засобами розмножувальної техніки визначається керуючим справами, а необхідність тиражування окремих документів - керівниками структурних підрозділів.

 4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо працівниками районної ради за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на їх робочих місцях, або в організаційному відділі.

 

 4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів

 

 4.14.1. Засідання колегіальних органів (сесії, президії, постійних комісій) проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.

 У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, термін подання документів.

 Посадові особи виконавчого апарату завчасно подають для внесення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.

 4.14.2. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися в терміни, передбачені регламентом районної ради. Ці документи мають містити:

 - доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

 - проект рішення колегіального органу, а за потреби і проект розпорядження;

 - довідку про погодження проекту із зацікавленими структурними підрозділами та іншими установами;

 - список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

 4.14.3. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил. Протокол засідання веде відповідальний працівник районної ради.

 Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються в організаційному відділі з кожного засідання окремо.

 4.14.4. За умови проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань, підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.

 4.14.5. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на посадових осіб виконавчого апарату районної ради.

 4.14.6. Головуючий на засіданні колегіального органу або керуючий справами контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.

 У випадку порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу, керуючий справами доповідає керівникові колегіального органу, який вирішує, чи це питання розглядатиметься на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.

 

 4.14.7. Особи, які одержали проекти рішень та інші документи до засідання колегіального органу уважно їх вивчають та за потреби чітко формулюють свої зауваження     і пропозиції.

 

4.15. Підготовка та оформлення проектів рішень сесій районної ради

 

4.15.1 Проект рішення, що виноситься на розгляд ради, повинен мати такі реквізити: у верхній частині аркуша посередині надпис "ДРОГОБИЦЬКА РАЙОННА РАДА", нижче -
"___ сесія V демократичного скликання", в третьому рядку - "ПРОЕКТ РІШЕННЯ", нижче з лівого боку аркуша - назву рішення (назва виділяється жирним шрифтом); нижче - текст проекту рішення із зазначенням виконавців, терміну виконання, а якщо потрібно - механізм виконання рішення з додатком техніко-економічного обґрунтування та розрахунком економічного ефекту від його прийняття (додаток 7).Вимоги до оформлення тексту проекту рішення аналогічні вказаним у п.п. 4.2.1 та 4.2.2 цієї Інструкції.

4.15.2. Проект рішення повинен складатись з таких частин:

- мотивуючої, в якій подаються посилання на закон, інший акт або документ, обставини, що викликали необхідність прийняття цього рішення;

- вирішальної, в якій конкретно і чітко формулюються заходи щодо рішення, вказуються виконавці і терміни виконання поставленого завдання;

- заключної, в якій містяться загальні терміни виконання, посилання на посадову особу або постійну комісію, на яких покладається контроль за виконанням рішення.

4.15.3. Проект рішення подається письмово, разом з його електронною версією. До проекту додаються передбачені текстом додатки в оригіналі, а якщо потрібно - висновки відповідних постійних комісій ради, управлінь (відділів) районної державної адміністрації чи висновки науково-дослідних установ. Друкований варіант проекту рішення подається до організаційного відділу районної ради, а його електронна версія – до загального відділу.

4.15.4. Проект рішення повинен мати погоджувальні підписи (візи):

- автора (ініціатора) проекту, радника з питань юридичного забезпечення районної ради, голови відповідної галузевої постійної комісії (або голів кількох комісій, якщо питання стосується компетенції кількох постійних комісій), керуючого справами районної ради та, за потреби, профільного заступника голови районної ради. Якщо автором проекту є депутатська фракція чи група, то обов’язково потрібна віза її керівника.

4.15.5. Віза містить у собі назву посади візувача, розшифровку підпису, дату візування. Візи проставляються на зворотній стороні першого аркуша проекту рішення і розміщуються так: зліва - назва посади, справа - підпис і розшифровка підпису, знизу під розшифровкою підпису - дата візування.

4.15.6. Візування проекту рішення є обов’язковим. Зауваження та пропозиції до проекту рішення можуть бути викладені на окремому аркуші, який є невід’ємним додатком до рішення.

4.15.7. Після візування проекти рішень передаються до організаційного відділу районної ради для тиражування.

 

4. 16. Оформлення рішень сесій районної ради

 

4.16.1. Тексти прийнятих радою рішень оформляються виконавчим апаратом ради та їх авторами. Бланки рішень районної ради (додаток 8)видає начальник загального відділу районної ради.

 

4.16.2. Проект рішення повинен мати погоджувальні підписи (візи):

- автора (ініціатора) проекту, радника з питань юридичного забезпечення районної ради, радника голови районної ради з питань соціально-економічного, культурного розвитку району

 

 

та здійснення економічних реформ, приватизації та власності, начальника загального відділу районної ради, керуючого справами районної ради, голови відповідної галузевої постійної комісії (або голів кількох комісій, якщо питання стосується компетенції кількох постійних комісій) та, за потреби, профільного заступника голови районної ради. Якщо автором рішення є депутатська фракція чи група, то обов’язково потрібна віза її керівника.

4.16.3. Проект рішення візується на звороті першого аркуша рішення. Якщо проект рішення завізований із зауваженнями, вони подаються на підпис разом із проектом рішення.

4.16.4. Віза містить у собі назву посади візувача, розшифровку підпису, дату та час візування. Візи розміщуються так: зліва - назва посади, справа - підпис і розшифровка підпису, знизу під розшифровкою підпису - дата та час візування.

4.16.5. Тексти прийнятих рішень оформляються в 10-денний термін і подаються керуючим справами районної ради на підпис голові ради.

4.16.6. Кожному рішенню Дрогобицької районноїради загальний відділ присвоює порядковий номер із зазначенням дати його прийняття. Нумерація рішень починається з початком кожного скликання Дрогобицької районної ради.

4.16.7. Головуючий на засіданні повинен підписати ухвалені радою і належно оформлені рішення впродовж 5 днів від дня їх прийняття.

4.16.8. Після реєстрації рішення нормативно-правового характеру районної ради подаються для опублікування в засоби масової інформації.

4.16.9. Начальник загального відділу здійснює скерування належно завірених копій рішень згідно з планом розсилання.

 

4.17.  Підготовка та оформлення розпоряджень та доручень                             

          голови районної  ради

 

4.17.1. Розпорядження та доручення голови районної ради готують:

- для організації виконання нормативно-правових актів (законів України, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, рішень сесій тощо);

-  для організації та підготовки сесійних засідань районної ради;

-  за підсумками нарад за участю голови районної ради;

-  для оперативного вирішення інших невідкладних питань.

До проекту розпорядження мають бути долучені матеріали, які зумовили його підготовку.

За підсумками нарад проекти доручень готують і подають на підпис голові не пізніше одного дня після проведення наради.

4.17.2. Проекти розпоряджень та доручень голови районної ради готують працівники виконавчого апарату районної ради, заступники голови районної ради, керуючий справами відповідно до компетенції та характеру поставлених завдань.

4.17.3. Проекти розпоряджень та доручень голови районної ради оформляють згідно з вимогами до службових документів в районній раді за зразком.

4.17.4. Бланки розпоряджень та доручень голови районної ради (додатки 9,10)видає організаційний відділ районної ради.

4.17.5. Розпорядження на звороті останнього аркуша розпорядження або доручення візують: виконавець або керівник структурного підрозділу (який ініціював проект), радник        з питань юридичного забезпечення районної ради, начальник загального відділу, керуючий справами та, за потреби, профільний заступник голови районної ради.

4.17.6. На підпис голові районної ради подають завізований усіма посадовими особами проект розпорядження або доручення.

4.17.7. Виконавець подає до загального відділу план розсилання розпорядження або доручення.

4.17.8. У загальному відділі реєструються розпорядження або доручення голови районної ради в день їх підписання і розсилаються копії не пізніше наступного дня.

4.17.9. Оригінали розпоряджень та доручень голови районної ради зберігаються          у  загальному відділі.

 

 4.18. Оформлення документів про відрядження

 

 4.18.1. Службові відрядження працівників виконавчого апарату районної ради та депутатів районної ради здійснюються відповідно до плану роботи та потреб районної ради з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.

 4.18.2. Після повернення з відрядження працівник виконавчого апарату районної ради у триденний строк доповідає керуючому справами районної ради або голові районної ради про виконання завдання і подає авансовий звіт за встановленою формою, який здається до бухгалтерії.

 

4.19.  Попередній розгляд питань, які вносяться на розгляд ради

 

1. Матеріали кожного питання, яке виноситься на розгляд ради, після його реєстрації не пізніше як у п’ятиденний строк скеровуються головою районної ради або, відповідно до розподілу обов’язків, заступником голови районної ради:

- в постійну комісію з питань бюджету - у разі, якщо його реалізація впливає на дохідну та/або видаткову частину бюджету - для підготовки висновку щодо його впливу на дохідну та/або видаткову частину бюджету та на виконання рішення про бюджет району         в поточному бюджетному періоді;

- в постійну комісію, яка визначається головною з підготовки і попереднього розгляду питання, що виноситься на розгляд ради.

2. У разі, якщо для підготовки і попереднього розгляду, доопрацювання питання, яке виноситься на розгляд ради, Дрогобицька районна рада приймає рішення про утворення тимчасової контрольної комісії, така комісія здійснює функції головної комісії з цих питань у порядку, визначеному Регламентом Дрогобицької районної ради.

3. Головна комісія не пізніше як у тридцятиденний строк попередньо розглядає питання, яке виноситься на розгляд ради, і ухвалює висновок щодо доцільності включення його до порядку денного сесії районної ради. До висновку головної комісії додається висновок постійної комісії з питань бюджету, який має бути поданий до головної комісії не пізніше як у чотирнадцятиденний строк з дня отримання питання, що виноситься на розгляд ради.

4. До попереднього опрацювання питання, яке виноситься на розгляд ради, головна комісія може запропонувати районній державній адміністрації, галузевим управлінням, іншим державним органам, об’єднанням громадян висловити свою думку щодо доцільності ухвалення рішення з цього питання.

5. Для попереднього опрацювання питання, яке виноситься на розгляд ради, на засідання головної комісії запрошується ініціатор внесення проекту рішення чи представник особи, що звернулася з питанням, що виноситься на розгляд ради, а в разі необхідності - представники райдержадміністрації, галузевих управлінь, інших державних органів, об’єднань громадян, а також експерти, фахівці та інші особи.

6. Інші комісії за зверненням головної комісії або з власної ініціативи розглядають питання, яке виноситься на розгляд ради і скеровують свої висновки до головної комісії.

 

4.20. Справа рішення

           

1. Щодо кожного питання, внесеного до порядку денного сесії районної ради, виконавчий апарат районної ради та головна комісія ведуть справу рішення. Справа рішення містить документи, які надійшли до районної ради, документи, підготовлені в процесі розробки, розгляду, доопрацювання, прийняття відповідного рішення районною радою, а також документи, підготовлені районною державною адміністрацією, галузевими управліннями, іншими державними органами, установами і організаціями за зверненням районної ради.

2. До справи рішення в хронологічному порядку їх внесення, подання, скерування, розгляду або прийняття додаються:

1) матеріали, що надійшли до районної ради для розгляду та зареєстровані в установленому порядку;

2) проект рішення, у разі його внесення, пояснювальні записки до нього та інші супровідні документи;

3) пропозиції до проекту рішення, подані в установленому порядку;

5) висновки та дані експертиз, інформаційних чи наукових досліджень, виконаних за дорученням ради, голови районної  ради, заступника голови районної ради;

6) висновки  постійних комісій щодо питання, яке виноситься на розгляд ради;

7) протоколи (або їх належно завірені копії)  або витяги з протоколів засідань головної комісії щодо питання, яке виноситься на розгляд ради;

8) проект рішення, підготовлений та завізований у порядку, встановленому розділом 4.15 Інструкції;

9) протокол або витяг з протоколу пленарного засідання районної ради, що містить інформацію про розгляд відповідного проекту рішення та результати голосування;

10) текст рішення в остаточній редакції.

3. До справи рішення додаються перші примірники друкованого тексту, оригінали документів з печатками та власноручними підписами; у разі відсутності оригіналів документів – їх копії, засвідчені у встановленому порядку.

4. Справа рішення зберігається в загальному відділі виконавчого апарату              Дрогобицької районної  ради.

 

5. ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ

 

 5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від виконавчого апарату районної ради або не пізніше наступного робочого дня.

 Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації документів у канцелярії.

 5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряється:

 - правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

 - правильність зазначення адреси;

 - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

 - наявність на документі помітки про додатки;

 - відповідність кількості примірників кількості адресатів.

 5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню".

 5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресатові, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.

5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.

 5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу (вулиця, номер будинку, місто, район, область, поштовий індекс).

 5.7. У реєстраційній картці зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.

5.8. Електронна версія зареєстрованих в канцелярії вихідних документів може відправлятися електронною поштою із загальної поштової скриньки районної ради    rayrada-drogob@ukr.net, при цьому електронна версія документів не має юридичної сили, а носить тільки інформаційний характер.

 5.9. Оригінали рішень, розпоряджень, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в районній раді; до інших установ надсилаються їх завірені копії.

 

6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ

 

 6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів

 

 6.1.1. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

 6.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких визначено певні завдання.

 Обов'язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, рішень районної ради, її президії, постійних комісій, запитів та звернень депутатів районної ради, розпоряджень і доручень голови районної ради, доручень керуючого справами.

 6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні, дорученні тощо) чи резолюції керівника; безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

 6.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на загальний відділ районної ради. 

 

 6.2. Строки виконання документів

 

 6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням та без зазначення строку виконання. Строки виконання вказуються в самому документі або встановлюються актами законодавства (додаток 11).

 6.2.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою "терміново" - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому випадку для підготовки доручення до документа дається один день.

 6.2.3. Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а за її відсутності - посадової особи, яка виконує її обов'язки. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.

 6.2.4. Голова районної ради розглядає та встановлює строк виконання документів особисто (відразу після реєстрації документа).

 

 6.3. Здійснення контролю за виконанням документів

 

 6.3.1. Контроль за виконанням документів містить такі види робіт:

 - постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

   -  перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

   -  попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

   -  облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

   -  інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

  - повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;

   -  зняття документів з контролю.

 6.3.2. За виконанням документів здійснюється постійний контроль. Пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Загальним відділом періодично складаються перелік невиконаних у встановлений термін документів.

 6.3.3. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспондентові дано відповідь по суті.

 6.3.4. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі робиться помітка про зняття з контролю. 

 6.3.5. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву районної ради. 

 

7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ

 

 7.1. Складання номенклатури справ

 

 7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві районної ради, оформлений за певним порядком із зазначенням строків зберігання справ.

 7.1.2. Номенклатура справ районної ради розробляється керуючим справами із залученням фахівців Державного архіву Львівської області. Номенклатура справ затверджується головою районної ради.

7.1.3. Номенклатура справ районної ради складається на підставі вивчення документів з усіх питань її діяльності.

7.1.4. Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що стисло відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться (додаток 12).

7.1.5. Розміщення справ у номенклатурі виконавчого апарату районної ради повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що містить документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації районної ради (розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.6. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. 

7.1.7. У кінці діловодного року номенклатура справ виконавчого апарату районної ради обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення внутрішнього архіву.

7.1.8. Номенклатура справ структурного підрозділу складається в трьох примірниках:

 -   перший примірник -  недоторканний, зберігається в загальному відділі (канцелярія)          

     районної ради;

              -  другий  примірник  -  надсилається  до  архівного  відділу  районної  державної адміністрації.

7.1.9. До номенклатури справ включаються найменування справ, що відображають всі документовані ділянки роботи районної ради.

Справи з питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом усього терміну їх вирішення.

7.1.10. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.11. Номенклатура справ щорічно (не пізніше листопада-грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується і затверджується головою районної ради (додаток 13).

Номенклатура справ підлягає повторному перескладанню і перепогодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи районної ради.

 

 7.2. Формування справ

 

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

- групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені у встановленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;

- групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особові справи формуються протягом усього часу роботи працівника в районній раді;

- групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання.

Як виняток, документи постійного і тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архівний підрозділ установи документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою:

-  в одній справі документи постійного, в іншій - тимчасового терміну зберігання;

- включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;

- якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ;

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).

7.2.3. Документи в середині справи групуються у хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

 

 

7.2.4. Розпорядчі документи разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.

Положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами,       є додатками до них і розміщуються разом із зазначеними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

У різні справи групуються розпорядження з основної діяльності, про прийняття, переведення, звільнення, заохочення працівників, про надання відпусток, про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань тощо.

7.2.5. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

 -  протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);

 -  документи з організації засідань(порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; у середині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи. Невелика кількість таких документів формується в одну справу. В середині справи документи систематизуються за датами доручень.

7.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.

7.2.8. Листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.

7.2.9. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження в такій послідовності: внутрішній опис документів, включених до справи; заява про прийняття на роботу; скерування або подання; особовий листок обліку кадрів; автобіографія, документи про освіту, витяги з розпорядження про призначення, переведення, звільнення; доповнення до особового листка обліку кадрів; доповнення до особового листка про заохочення; довідки та інші документи.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.

Копії розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку із внесенням відомостей про це в доповнення до особового листка обліку кадрів.

7.2.10. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами згідно з алфавітом.

 

7.3. Оперативне зберігання документів

 

7.3.1. З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

7.3.2. У разі зберігання справ у виконавчому апараті схоронність документів і справ забезпечується посадовими особами.

7.3.3. Записи фонограм засідань, здійснені за допомогою технічних пристроїв, зберігаються в загальному відділі. На носієві запису робиться помітка про дату засідання і час запису. Відповідальність за їх схоронність несе відповідно до посадових обов’язків визначений працівник загального відділу.

 

7.3.4. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівництва районної ради. 

7.3.5. Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу керівництва районної ради з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.

 

8. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ

 

8.1. Закінчені діловодним процесом справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися в архівний відділ районної державної адміністрації для подальшого зберігання та використання.

8.2. Підготовка документів до передачі в архівний відділ райдержадміністрації включає:

- експертизу цінності документів;

- оформлення справ;

- складання описів справ;

- передачу справ.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.

8.4. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про відбір документів, що не підлягають зберіганню, для знищення.

8.5. Відбір документів для знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період (додаток 14).

8.6. Після затвердження акта про відбір документів для знищення зазначені документи здаються працівником, відповідальним за ведення архіву, в загальний відділ для передачі підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

8.7. Документи районної ради групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання, за потреби, внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.

8.8. Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.9. Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з розпорядженнями, рішеннями тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.

8.10. Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 15).

8.11. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, за потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, протоколів, види і форми звітності тощо).

 

8.12. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за роки, що передують рокові утворення справи, під датою робиться запис: "є документи за ... роки".

8.13. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.14. На обкладинці справи проставляється номер справи за описом.

8.15. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.16. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу (додаток 16).

8.17. Схоронність документів в архіві Дрогобицької районної державної адміністрації забезпечується згідно із Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

 

9. ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ

 

 9.1. Робота канцелярії регламентується положенням про неї.

 9.2. Діяльність працівників канцелярії регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керуючим справами на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців та затверджуються головою районної ради.

 9.3. Основним завданням канцелярії є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в районній раді на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

 9.4. Відповідно до основного завдання канцелярія:

 - розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

 - організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

- здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, їх своєчасним виконанням, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;

- забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в виконавчому апараті районної ради;

-  завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією та чинним законодавством.

 

Керуючий справами

районної ради                                                                                                        М.Гук


                                                                                                                                                                 Додаток 1

                 (до пункту 3.3.2)

 

 

Примірний перелік

документів, що не підлягають реєстрації в канцелярії*

 

 

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Зведення та інформація, надіслані до відома.

6. Навчальні плани, програми (копії).

7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

8. Прейскуранти (копії).

9. Норми витрати матеріалів.

10. Вітальні листи і запрошення.

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти за темами.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

———————————————————————————————

 

   * Документи, зазначені у пунктах  4,  6,  11,  12,  13,  14, підлягають   спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах районної ради (бухгалтерії, загальному відділі) тощо.

 

 


                 Додаток 2

           (до пункту 4.1.3)

 

 

Бланк листа районної ради

 
 


 

 

УКРАЇНА

ДРОГОБИЦЬКА  РАЙОННА  РАДА

ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 


82100, м.Дрогобич, Львівської обл., вул. 22 Січня, 37,  тел.(0324) 41-03-97, E-mail: rayrada-drogob@ukr.net

 

 

______________  №  ________

на № ________  від _________

 

 

                 Додаток 3

           (до пункту 4.1.3)

 

 

 

Бланк доручення керуючого справами районної ради

 

 

 

 

Д О Р У Ч Е Н Н Я

КЕРУЮЧОГО СПРАВАМИ ДРОГОБИЦЬКОЇ РАЙОННОЇ РАДИ


від "__" ____________ 200_ р. № __

 


                                                                                                                                                                    Додаток 4

           (до пункту 4.3.1)

 

Склад реквізитів

організаційно-розпорядчих документів

 

 

1. Державний герб України.

2. Код за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

3. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

4. Найменування установи.

5. Індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (електронної пошти), номер рахунку в банку.

6. Назва виду документа.

7. Дата.

8. Індекс.

9. Посилання на дату та індекс вхідного документа.

10. Місце складення або видання.

11. Гриф обмеження доступу до документів.

12. Адресат.

13. Гриф затвердження.

14. Резолюція.

15. Заголовок до тексту.

16. Відмітка про контроль.

17. Текст.

18. Відмітка про наявність додатків.

19. Підпис.

20. Гриф погодження.

21. Візи.

22. Печатка.

23. Відмітка про засвідчення копій.

24. Прізвище виконавця і номер його телефону.

25. Відмітка про виконання документа і скерування його до справи.

26. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

27. Відмітка про надходження документа.

 

 

                 Додаток 5

           (до пункту 4.7.10)

 

 

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

 

 

Акти (перевірок і ревізій,  прийому  закінчених  будівництвом об'єктів,   списання;   експертизи;   передачі  справ;  ліквідації установ).

Звіти (про виборчу діяльність,  відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

Кошториси витрат (на утримання апарату управління,  будинків, приміщень,  споруд  тощо).

Нормативи (витрачання сировини,  матеріалів,  електроенергії; чисельності працівників тощо).

Переліки (посад  працівників  з  ненормованим  робочим  днем; типових  документальних матеріалів,  що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів, тощо).

Плани засідань постійних комісій, листування постійних комісій тощо.

Програми проведення заходів, положення.

Статути комунальних підприємств.

Структура і штатна чисельність, посадові інструкції.

Форми уніфікованих документів.

Штатні розписи.

 

                 Додаток 6

           (до пункту 4.7.15)

 

 

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, на які ставиться гербова печатка

 

Акти (прийому  закінчених будівництвом об'єктів,  обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).

Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.

Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; нараховану і належну зарплату тощо).

Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; здійснення робіт тощо).

Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

Зразки відбитків  печаток  і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

Посвідчення про відрядження.

Кошторис витрат (на утримання апарату управління; підготовку та освоєння виробництва нових виробів; калькуляцію за договором, капітальне будівництво тощо).

Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; преміями).

Протоколи.

Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

Статути комунальних підприємств.

Титульні списки.

Штатні розписи.

 


                 Додаток 7

           (до пункту 4.15.1)

 

 

Зразок проекту рішення районної ради

 

 
 


 

УКРАЇНА

ДРОГОБИЦЬКА  РАЙОННА  РАДА

ЛЬВІВСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

                                                                                                

                                сесія  п’ятого  демократичного  скликання

ПРОЕКТ  РІШЕННЯ

        

                       від  “     ”                                               2008р.    №        

                                                 

         Про  звернення до Президента України та Прем’єр Міністра України.

                                                             

         Заслухавши та обговоривши інформацію депутата районної ради Т.Метика, відповідно до ч.2 ст. 43  Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”, Дрогобицька районна рада вирішила:

 

1. Прийняти звернення до Президента України та Прем'єр Міністра України щодо звільнення із займаної посади начальника Головного управління земельних ресурсів у Львівській області, депутата Львіської обласної ради М.І.Пшевлоцького (звернення додається).

2. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію з питань депутатської діяльності, етики, дотримання законності і правопорядку (М.Чапля).

 

 

           Голова районної ради                                                                     
                 Додаток 8

           (до пункту 4.16.1)

 

 

Бланк рішення районної ради

 

 

 
 


 

УКРАЇНА

ДРОГОБИЦЬКА  РАЙОННА  РАДА

ЛЬВІВСЬКОЇ  ОБЛАСТІ

                                                                                                

                                сесія  п’ятого  демократичного  скликання

  РІШЕННЯ

 

                       від  “     ”                                               2008р.     №    

                                                                                

 

 


                 Додаток 9

           (до пункту 4.17.4)

 

Бланк розпорядження голови районної ради

 

 

 
 


УКРАЇНА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

ГОЛОВИ ДРОГОБИЦЬКОЇ РАЙОННОЇ РАДИ

 

                     від   “    ”                                              200__р.    №     

                                                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 Додаток 10

           (до пункту 4.17.4)

 

 

 

Бланк доручення голови районної ради

 

 

 

 

 

 

ДОРУЧЕННЯ

ГОЛОВИ ДРОГОБИЦЬКОЇ РАЙОННОЇ РАДИ

 

від "___" ______________ 200__ р. № ___

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 Додаток 11

           (до пункту 6.2.1)

 

 

 

ПЕРЕЛІК

документів із зазначенням строків виконання

 

Депутатський запит – у строк від дня його одержання, встановлений районною радою.

Звернення народного депутата України та депутата місцевоїради - протягом не більш як 10 днів від дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ  вищого рівня - дозазначеного в них терміну або протягом 30 днів.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження іповідомлення рішень за ними у 15-денний строк від дня одержання.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребуютьтермінового вирішення, - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.

 


     Додаток 12

  (до пункту 7.1.4)

ДРОГОБИЦЬКА РАЙОНА РАДА

Найменування структурного підрозділу

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

_________________N__________

(місце складання)

на____________ рік

        __________________________________________________

                       Найменування розділу

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|Індекс|  Заголовок    |Кількість справ|Строк зберігання|Примітки|

|справи|    справи     |(томів, частин)|     справи     |        |

|      |(тому, частини)|               |(тому, частини) |        |

|      |               |               |і номери статей |        |

|      |               |               |за переліком    |        |

——————————————————————————————————————————————————————————————————

 

Найменування посади керівника

структурного підрозділу         Підпис          Ініціали, прізвище

 

ПОГОДЖЕНО*                      ПОГОДЖЕНО

 

Протокол ЕК структурного        Керівник архівного підрозділу

підрозділу                      установи

                                (особа, відповідальна за архівний

                                підрозділ установи)

 

___________  N  ______          Підпис       Ініціали, прізвище

                                Дата

————————————————————————————

     * У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

                                                               Формат  А4 (210х297)

 

     Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у

_________ році в структурному підрозділі

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|За строками зберігання |Усього|            У тому числі         |

|                       |      |—————————————————————————————————|

|                       |      |таких, що |   з позначкою "ЕПК"  |

|                       |      |переходять|                      |

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Постійного

Тимчасового (понад 10 років)

Тимчасового(до 10 років включно)

Разом

 

Найменування посади особи,

відповідальної за діловодство    Підпис         Ініціали, прізвище

Дата

 

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

 

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу відомостей  Підпис   Ініціали, прізвище

Дата

 

 

                                                        

                                                                                                                                                                                                Додаток 13

                                                (до пункту 7.1.11)

 

ДРОГОБИЦЬКА РАЙОНА РАДА               ЗАТВЕРДЖУЮ

                                     Голова Дрогобицької

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ                   районної ради

__________ N ________                Підпис    Розшифровка підпису

на____________  рік                  Дата

        ________________________________________________

                       Найменування розділу*

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|Індекс|  Заголовок    |Кількість справ|Строк зберігання|Примітки|

|справи|    справи     |(томів, частин)|     справи     |        |

|      |(тому, частини)|               |(тому, частини) |        |

|      |               |               |і номери статей |        |

|      |               |               |за переліком**  |        |

——————————————————————————————————————————————————————————————————

 

Найменування посади керівника

діловодної служби               Підпис          Ініціали, прізвище

 

Віза керівника архівного підрозділу установи

 

ПОГОДЖЕНО                                       ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК                                     Протокол ЕПК

___________N______                              ___________N______

 

——————————————————————————————

     * Найменування структурного підрозділу (для  установ,  що  не

мають структурного поділу, - напряму діяльності).

 

     ** Назва   переліку   із   зазначенням   строків   зберігання

документів та його вихідні дані.

                                                              Формат А4 (210х297)

 

     Підсумковий запис  категорії та кількість справ, заведених у

_________ році в установі

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|За строками зберігання |Усього|            У тому числі         |

|                       |      |—————————————————————————————————|

|                       |      |таких, що |   з позначкою "ЕПК"  |

|                       |      |переходять|                      |

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Постійного

 

Тимчасового (понад 10 років)

 

Тимчасового(до 10 років включно)

 

Разом

 

Найменування посади керівника

діловодної служби                  Підпис       Ініціали, прізвище

Дата

 

Підсумкові відомості передано у відомчий архів

 

Найменування посади особи,

відповідальної за передачу відомостей  Підпис   Ініціали, прізвище

Дата

                                                          Додаток 14

                                                    (до пункту 8.5)

 

ДРОГОБИЦЬКА РАЙОНА РАДА                  

                                        ЗАТВЕРДЖУЮ

АКТ                                  Голова Дрогобицької

                                     районної ради

___________N  ___________            Підпис   Розшифровка підпису

_________________________            Дата

   (місце складання)

 

Про виділення для знищення документів,

що не підлягають зберіганню

На підставі ______________________________________________________

             (назва і вихідні дані переліку документів

__________________________________________________________________

               із зазначенням строків їх зберігання)

 

відібрані до знищення як  такі,  що  не  мають  науково-історичної

цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _______

_________________________

  (найменування фонду)

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|NN |Заголовок| Дата |Номери |Індекс справи |Кіль-  |Строк        |Примітки|

|з/п| справи  |справи|описів |(тому,частини)|кість  |зберігання   |

|   |  або    | або  |(номен-|за номенклату-|справ  |справи(тому, |       

|   |груповий |крайні|клатур)|рою або номер |(томів,|частини і    |

|   |заголовок| дати |за рік |справи за     |частин)|номери статей|

|   | справ   |справ |(роки) |описом        |       |за переліком |        

|   |         |      |       |              |       |             |            

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Разом __________________________     справ за ______________  роки

          (цифрами і літерами)

 

Описи справ постійного зберігання за _______ роки затверджені, а з

особового складу погоджені з ЕПК _________________________________

                                      (найменування архівної

__________________________________________________________________

                             установи)

(протокол від ____________ N  _____________)

 

Найменування посади особи,

яка проводила експертизу

цінності документів           Підпис         Розшифровка підпису

Дата

 

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

від __________ N ______________

 

     Документи  у кількості ________________________________ справ

                                    (цифрами і літерами)

вагою __________________ кг здано в ______________________________

                                    (найменування установи)

___________________________  на переробку за приймально-здавальною

накладною від _________________________  N  ______________________

 

Найменування посади особи,

яка здала документи           Підпис         Розшифровка підпису

 

Дата                                          Формат А4 (210х297)

 

                                                 

 

                                                                 Додаток 15

                                                    (до пункту 8.10)

 

   ———————————————————————————————————————————————————————————————

   |20||                              код держархіву _________   |

   |  ||                              код установи ___________   |

   |  |+———————————————————————————————————————————————————————— |

   |  || ————————————————————————    | Ф N   ————————————————— | |

   |30|| ————————————————————————    | Оп N  ————————————————— | |

   |  || ————————————————————————    | Спр N ————————————————— | |

   |  |+———————————————————————————————————————————————————————— |

   |5 ||        (найменування державного архіву)                 |

   |  |+———————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

320|  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |50||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |  |+———————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||  (найменування установи і структурного підрозділу)      |

   |35||                                                         |

   |  ||                                                         |

   |  |+—————————————   С П Р А В А  N_________  том N__________ |

   |15||                                                         |

   |  |+———————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |70||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||   ————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||                                                         |

   |——++———————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||                 (заголовок справи)                      |

   |25||                                                         |

   |  |+———————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||                                    (дата)               |

———+——++———————————————————————————————————————————————————————— |

   |  ||                                                         |

   |  ||                             На _________ аркуш.         |

   |20||                             Зберігати________________   |

   |  ||                                                         |

   |  ||                                                         |

   |——++————————————————————————————————                         |

   |  ||     | Ф N   ————————————————— |                         |

   |30||     | Оп N  ————————————————— |                         |

   |  ||     | Спр N ————————————————— |                         |

   |——++—————+—————————————————————————+———————————————————————— |

   |  ||     |          60             |                         |

   |20||     ———————————————————————————                         |

   |  ||                                                         |

   ————+—————————————————————————————————————————————————————————|

       —<———————————————————————————————————————————————————————>—

                                                  

                                                                                                                                                                                                       Додаток 16

                                                    (до пункту 8.16)

 

__________________________________________________________________

                     (найменування установи)

__________________________________________________________________

              (найменування структурного підрозділу)

 

                                             ЗАТВЕРДЖУЮ

                                      Найменування посади

                                      керівника структурного

                                      підрозділу

 

                                      Підпис  Розшифровка підпису

                                      Дата

 

                              ОПИС N

 

__________________________________________________________________

                         (назва розділу)

 

——————————————————————————————————————————————————————————————————

|NN |Індекс  |Заголовок| Дата |Кількість|   Строк        |Примітки|

|з/п|справи  | справи  |справи|аркушів у| зберігання     |        |

|   |(тому,  | (тому,  |(тому,| справі  |справи (тому,   |        |

|   |частини)|частини) |части-| (томі,  |частини), стаття|        |

|   |        |         | ни)  |частині) |за переліком*   |        |

——————————————————————————————————————————————————————————————————

 

У цей опис включено ____________________________________ справ з N

_______

по N____, у тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

 

Найменування посади укладача опису    Підпис   Розшифровка підпису

Дата

 

ПОГОДЖЕНО                                  СХВАЛЕНО

Найменування посади керівника              Протокол ЕК **

діловодної служби                          структурного підрозділу

Підпис     Розшифровка підпису             __________  N  _______

 

——————————————————————————

     * Графа  шоста  опускається   в   описах   справ   постійного

       зберігання.

 

     ** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

 

 

Передав  __________________________________________________  справ

                       (цифрами і літерами)

 

та ___________________________________    реєстраційно-контрольних

         (цифрами і літерами)             карток до документів*

 

Найменування посади особи

структурного підрозділу       Підпис          Розшифровка підпису

 

Дата

 

Прийняв  _________________________  справ та _____________________

           (цифрами і літерами)               (цифрами і літерами)

реєстраційно-контрольних карток до документів.

 

Найменування посади особи

архівного підрозділу           Підпис          Розшифровка підпису

 

Дата

 

——————————————————————————

     * Передаються разом із справами канцелярії.

 

                                  Формат А4 (210х297)

 

                                  Форма опису справ постійного,

                                  тимчасового (понад 10 років)

                                  зберігання і з особового складу

                                  структурного підрозділу установи

 

 

ЗМІСТ

 


1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ............................................................................ 3

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ В ОБЛАСНІЙ РАДІ   4

3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ......................... 5

 3.1. Приймання документів........................................................................... 5

 3.2. Попередній розгляд документів............................................................. 5

 3.3. Реєстрація документів............................................................................ 6

4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ............ 7

    4.1. Складання документів......................................................................... 7

 4.2.  Вимоги до документів, що виготовляються з використанням        .... 8

         комп’ютерної техніки........................................................................... 8

 4.3. Оформлення документів........................................................................ 9

 4.4. Датування документів............................................................................ 9

 4.5. Індексація документів........................................................................... 10

 4.6. Погодження документів....................................................................... 11

 4.7. Засвідчення документів........................................................................ 12

 4.8. Адресування документів...................................................................... 13

 4.9. Резолюція.............................................................................................. 14

 4.10. Помітки про проходження та виконання документів........................ 15

 4.11. Оформлення копій документів........................................................... 16

 4.12. Оформлення додатків до документів................................................. 16

4.13. Тиражування документів..................................................................... 18

 4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів   18

4.15. Підготовка та оформлення проектів рішень сесій районної ради...... 19

4. 16. Оформлення рішень сесій обласної ради........................................... 19

4.17.  Підготовка та оформлення розпоряджень та доручень                              20

          голови районної  ради....................................................................... 20

 4.18. Оформлення документів про відрядження........................................ 21

4.19.  Попередній розгляд питань, які вносяться на розгляд ради ............ 21

4.20. Справа рішення.................................................................................... 22

5. ПОРЯДОК ОБРОБЛЕННЯ ТА НАДСИЛАННЯ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ     23

6. ОРГАНІЗАЦІЯ КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ ДОКУМЕНТІВ........... 23

 6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів................... 23

 6.2. Строки виконання документів............................................................. 24

 6.3. Здійснення контролю за виконанням документів................................ 24

7. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУР І ФОРМУВАННЯ СПРАВ...................... 25

 7.1. Складання номенклатури справ........................................................... 25

7.2. Формування справ................................................................................. 27

7.3. Оперативне зберігання документів....................................................... 28

8. ПІДГОТОВКА СПРАВ ДО ЗБЕРІГАННЯ ТА ВИКОРИСТАННЯ............. 28

9. ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ............................................................................... 30

10. МЕХАНІЗАЦІЯ І АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДНИХ ПРОЦЕСІВ.......... 31

ДРОГОБИЦЬКА  РАЙОННА  РАДА.............................................................. 33

ЛЬВІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ       33

Голова Дрогобицької районної ради

СІКОРА МИХАЙЛО МИКОЛАЙОВИЧ

Заступник голови Дрогобицької районної ради

УРБАН РОМАН ВОЛОДИМИРОВИЧ

Погода в Дрогобичі